Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online

Nếu muốn được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, người nộp thuế phải đáp ứng đủ 2 điều kiện là đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Nhiều bạn kế toán mới vào nghề thường gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên của công ty. Vì thế, Kế Toán AIC xin chia sẻ đến các bạn cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online.

Có 2 cách để đăng ký người phụ thuộc qua mạng là đăng ký trên thuedientu.gdt.gov.vn hoặc làm trên phần mềm HTKK mới nhất rồi nộp online. Lưu ý cách nộp qua mạng này chỉ dành cho doanh nghiệp, nếu cá nhân người nộp thuế muốn tự đăng ký phải chuẩn bị hồ sơ rồi nộp trực tiếp cho cơ quan thuế để được hướng dẫn các bước kế tiếp.

Chuẩn bị ban đầu cho việc đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc qua mạng

Về phía người lao động:

Nhân viên cần chuẩn bị các mẫu giấy tờ sau cho công ty:

1. Văn bản ủy quyền đăng ký người phụ thuộc.

2. Giấy tờ của người phụ thuộc: Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực cho doanh nghiệp.

3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng đối tượng như Kế Toán AIC trình bày bên dưới:

a. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con:

• Con dưới 18 tuổi:
  • Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có)
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động:
  • Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
  • Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
• Con đang theo học tại các bậc học:
  • Bản chụp Giấy khai sinh.
  • Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
• Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, cần có thêm:
  • Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi,
  • Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

b. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là vợ hoặc chồng:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân.
• Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như:

• Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.
• Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

c. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân.
• Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như:

• Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.
• Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

d. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng:

Như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, câu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột (côn của anh ruột, chị ruột, em ruột)...

• Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, cụ thể như sau:

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như:

• Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.
• Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

>> Tùy thuộc vào đối tượng đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế sẽ tự chuẩn bị hồ sơ như Kế Toán AIC đã đề cập ở trên rồi nộp cho doanh nghiệp. Công ty bạn đang làm phải có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.

Về phía doanh nghiệp

Để đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên, doanh nghiệp cần có những thứ sau đây:

• Chữ ký số (Token)
• Tài khoản trên thuedientu.gdt.gov.vn

Lưu ý: Từ ngày 10/2/2020 thì Tất cả Các Tỉnh, thành trên cả nước:

• Người nộp thuế đăng nhập vào thuedientu.gdt.gov.vn để đăng ký.
• Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho ít người: Các bạn có thể khai trực tiếp trên thuedientu.gdt.gov.vn.
• Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho nhiều người: Các bạn có thể Tải bảng kê Excel vào phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn

Cách đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc qua mạng

Để đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc qua mạng, doanh nghiệp cần nộp Mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Mẫu 02TH) qua mạng. Các bạn chọn 1 trong 2 cách sau để thực hiện nhé!

Cách 1: Đăng ký người phụ thuộc trực tuyến trên thuedientu.gdt.gov.vn

Các bạn truy cập vào Thuedientu.gdt.gov.vn bằng Tài khoản Chữ ký số mà công ty bạn đã đăng ký.

Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK "MST-QL" nhé

Ví dụ: 0315234040 -> Thì phải gõ như sau: 0315234040-QL (Chữ QL viết hoa hay viết thường đều được)

Mật khẩu thì vẫn là mật khẩu các bạn đăng nhập bằng MST thường

Tiếp đó bấm vào "Đăng ký thuế" -> "Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT" -> Chọn "20-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công...".

Màn hình sẽ hiện như ảnh bên dưới, các bạn khai trực tiếp trên Mẫu 20-ĐK-TH-TCT đó luôn nhé. Cụ thể như sau:

* Nếu Đăng ký người phụ thuộc mới (tức là đăng ký lần đầu, Người phụ thuộc chưa có MST) thì tích chọn "Đăng ký thuế"

* Nếu thay đổi như: Báo tăng, giảm (cắt) người phụ thuộc (Tức là Người phụ thuộc đã có MST) thì tích chọn "Thay đổi thông tin đăng ký thuế"

Trường hợp đăng ký mới:

• Nếu người phụ thuộc có CMND, CCCD, Hộ chiếu -> Thì khai vào Mục I
• Nếu người phụ thuộc nhỏ tuổi, chỉ có Giấy khai sinh -> Thì khai vào Mục II.

Trường hợp thay đổi: Báo tăng, giảm (cắt) người phụ thuộc:

• Nếu người phụ thuộc có CMND, CCCD, Hộ chiếu -> Thì khai vào Mục I
• Nếu người phụ thuộc nhỏ tuổi, chỉ có Giấy khai sinh -> Thì khai vào Mục II.

Ví dụ 1:

• Bạn nhân viên Nguyễn Văn A muốn đăng ký người phụ thuộc là con (còn nhỏ, chỉ có giấy khai sinh) và đăng ký mới (chưa có MST người phụ thuộc) -> Thì tích chọn "Đăng ký thuế" -> Và khai vào Mục II.
• Bạn nhân viên Nguyễn Văn B muốn đăng ký người phụ thuộc là con (còn nhỏ, chỉ có giấy khai sinh) và đăng ký cắt giảm (tức là đã có MST người phụ thuộc) -> Thì tích chọn  "Thay đổi thông tin đăng ký thuế" -> Và khai vào Mục II.

Ví dụ 2: Đăng ký người phụ thuộc mới:

Nhân viên Nguyễn văn C đăng ký người phụ thuộc cho con là Nguyên văn D từ tháng 8/2020. (Con Nguyễn văn B chưa có MST người phụ thuộc, chỉ có Giấy khai sinh và chưa được ai đăng ký giảm trừ)

⇒ Trường hợp này thì nhập vào Mục II.

⇒ Cột "Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: 8/2020 -> "Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: Nếu chưa xác định được muốn giảm trừ đến khi nào thì "Để trống" - Nếu xác định là đăng ký giảm trừ gia cảnh đến thời điểm nào thì ghi rõ tháng/năm vào.

Ví dụ 3: Trường hợp thay đổi người phụ thuộc (Tăng, giảm):

Nhân viên Nguyễn văn E muốn đăng ký người phụ thuộc con là Nguyễn văn F (Có Giấy khai sinh) từ tháng 4/2020. Nhưng con Nguyễn văn F được mẹ đăng ký giảm trừ ở 1 công ty khác từ tháng 3/2019.

⇒ Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra, cách xử lý như sau:

Kiểm tra phía bên công ty của người mẹ, xem khi Đăng ký Cột "Thời điểm kết thúc tính giảm trừ" họ ghi như thế nào:

Trường hợp 1: Nếu bên đó ghi là: "Để trống" - Tức là giảm trừ vô thời hạn, không biết đến lúc nào => Thì yêu cầu bên công ty mẹ phải đăng ký báo giảm người phụ thuộc, cụ thể như sau:

Bước 1: Nhập thông tin của người mẹ và Con Nguyễn văn F vào Mục II (Vì chỉ có Giấy khai sinh)

• Cột "Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm) ghi: 3/2019 (Vì trước đây họ ghi giảm trừ từ tháng 3/2019).
• Cột "Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: 3/2020 (Vì người cha muốn giảm trừ từ tháng 1/2020, nên phải ghi là tháng 12).

Bước 2: Sau khi bên Cty mẹ báo giảm thành công => Bên Công ty Cha khai như sau: Nhập thông tin của người Cha và Con Nguyễn văn F vào Mục II

• Cột "Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: 4/2020.
• Cột "Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: (Nếu chưa xác định được thời hạn thì Để trống. Nếu muốn đăng ký giảm trừ đến khi nào thì ghi cụ thể, VD: muốn đăng ký giảm trừ đến tháng 12/2020, thì ghi vào đây là: 12/2020).

Trường hợp 2: Nếu bên đó ghi là: "3/2020" => Tức là đăng ký giảm trừ đến 3/2020 => Thì bên Cty mẹ không cần làm gì nữa. Công ty cha sẽ khai như sau: Nhập thông tin của người cha và Con Nguyễn văn F vào Mục II

• Cột "Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: 4/2020.
• Cột "Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)" ghi: (Nếu chưa xác định được thời hạn thì Để trống. Nếu muốn đăng ký giảm trừ đến khi nào thì ghi cụ thể, VD: muốn đăng ký giảm trừ đến tháng 12/2020, thì ghi vào đây là: 12/2020).

Ví dụ 4: Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc:

Nhân viên G trước làm ở công ty X và có đăng ký người phụ thuộc là con ở đó -> Bây giờ chuyển sang công ty Y làm và muốn chuyển người phụ thuộc là con đó sang công ty Y.

Trường hợp này cũng xử lý như ví dụ 3 bên trên nhé. Tức là phải kiểm tra xem công ty X khi đăng ký khai như thế nào, sau đó bên công ty Y mới đăng ký được.

Và công ty Y cũng phải yêu cầu nhân viên G chuẩn bị 1 bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như  bên công ty X nhé.

Lưu ý:

Theo khoản 1, điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế

=> Nên các bạn muốn chuyển thì nên chuyển vào cuối năm nhé (tròn năm Dương lịch).

Ví dụ: Người mẹ muốn chuyển người phụ thuộc là con cho người cha -> Thì nên chuyển vào cuối năm dương lịch. Cụ thể Cty mẹ báo giảm tháng 12 -> Công ty cha báo tăng từ tháng 1

Nếu mà chuyển trong năm: VD: Bên công ty mẹ báo giảm từ tháng 5 -> công ty cha báo tăng từ tháng 6 => Thì được giảm trừ cho 1 người thôi nhé. Giảm trừ cho cha hoặc mẹ thôi nhé, chứ không giảm cho mẹ 5 tháng, cha 7 tháng đâu nhé.

Lưu ý:

• Trường hợp thông tin NPT chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu “Ngày sinh người phụ thuộc” (01/01/năm sinh)
• Trường hợp Người phụ thuộc là trẻ em mới sinh (trên giấy khai sinh không có "Quyển số") -> Nên các bạn sẽ ghi dấu "X" vào CỘT "Quyển số" nhé.

Cuối cùng: Sau khi khai xong các thông tin, các bạn bấm "Hoàn thành kê khai" -> "Nộp hồ sơ đăng ký thuế"

=> Như vậy là các bạn đã nộp xong hồ sơ đăng ký người phụ thuộc -> Tiếp đó các bạn đợi kết quả trả về xem thế nào nhé.

Sau khi nộp thành công hồ sơ đăng ký người phụ thuộc: Các bạn bấm vào "Tra cứu hồ sơ" để kiểm tra xem mình đã nộp thành công hay chưa Kết quả như thế nào nhé. Nếu khai đúng, đủ hồ sơ Kết quả trả về sẽ rất nhanh, chỉ vài phút - đến vài tiếng là có kết quả ngay.

Cách 2: Làm mẫu 02TH trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng:

Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK -> "Kê khai" -> "Thuế thu nhập cá nhân" ->  "Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh", như hình bên dưới:

Tiếp đó các bạn chọn: "Năm" -> "Lần đăng ký" -> "Đồng ý". Màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới và các bạn điền các thông tin vào:

Cách kê khai trên Mẫu 02TH này -> Các bạn cũng khai như hướng dẫn trên Cách 1 nhé.

Sau khi đã nhập xong thông tin, các bạn ấn "Kiểm tra" -> Kết xuất XML" -> Để nộp qua mạng, cách nộp các bạn xem chi tiết bên dưới. Ngoài ra, kế toán cũng nên kết xuất dạng Excel để lưu tại công ty. Trường hợp đăng ký cho nhiều người phụ thuộc, các bạn có thể tải File Excel vào phần mềm HTKK.

Lưu ý, các bạn nên làm trên phần mềm HTKK mới nhất. Nếu chưa có thì tải về tại đây nhé: Phần mềm HTKK mới nhất

Cách nộp Mẫu 02TH qua mạng:

Lưu ý:

• Công ty bạn phải có chữ ký số nhé và cắm vào máy tính.
• Và cũng nộp qua trang: thuedientu.gdt.gov.vn

Nếu doanh nghiệp bạn đã đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu.gdt.gov.vn tức là đã nộp Mẫu 02TH rồi -> Thì không phải đăng ký nữa -> Chỉ cần nộp Tờ khai 02TH (Bỏ qua bước này -> Thực hiện bước "Nộp Tờ khai" bên dưới)

Để biết công ty bạn đã đăng ký hay chưa: -> Bấm vào "Khai thuế" -> "Đăng ký tờ khai"

=> Sẽ hiển thị hết tất cả các Loại Tờ khai mà DN bạn đã đăng ký.

Nếu công ty bạn chưa đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu, tức là đây là lần đầu đăng ký người phụ thuộc trên trang thuedientu thì phải đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu, trình tự như sau:

Bước 1: Đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu:

Bạn đăng nhập vào website thuedientu.gdt.gov.vn bằng Tài khoản Chữ ký số mà DN bạn đã đăng ký (Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK "MST-QL" nhé, giống như trên phần 1 nhé):

Tiếp đó vào "Khai thuế" -> "Đăng ký tờ khai" -> "Đăng ký thêm tờ khai" -> Tìm đến phần Thuế thu nhập cá nhân -> Tích chọn "02TH - Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh"

-> Sau khi đăng ký xong Mẫu 02TH thì các bạn mới có thể nộp mẫu 02TH trên thuedientu.gdt.gov.vn được.

Bước 2: Cách nộp Mẫu 02TH trên thuedientu:

Vào mục "Khai thuế" -> "Nộp tờ khai XML" -> "Chọn tệp tờ khai" Các bạn chọn nơi lưu File XML (File mẫu 02TH mà các bạn vừa kết xuất ở Bước 2 bên trên).

-> "Ký điện tử" -> "Nộp tờ khai"

Sau khi nộp xong -> Các bạn phải tra cứu để xem kết quả như nào nhé.

Cuối cùng, các bạn bấm vào "Tra cứu" -> "Thông báo khai thuế" -> "Tra cứu" -> Sẽ hiển thị kết quả nộp hồ sơ như nào. Nếu nộp đủ hồ sơ và khai đúng chỉ khoảng vài chục phút hoặc vài tiếng là có kết quả.

Như vậy là các bạn đã đăng ký người phụ thuộc xong và đã được cấp MST người phụ thuộc thành công!.

Lưu ý, mặc dù là nộp qua mạng là xong, nhưng cũng vẫn có 1 số chi cục thuế yêu cầu nộp bản cứng. Nên sau khi nộp qua mạng xong, mà các bạn chưa thấy kết quả thì: Liên hệ với Chi cục thuế để được hỗ trợ cụ thể -> Xem có phải in bảng cứng (File Excel, có chữ ký, đóng dấu ...) để nộp cho bộ phận 1 cửa để nộp nhé.

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế

Theo khoản 5 điều 6 Thông tư 95/2016/TT- BTC quy định: “Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Ví dụ: Công ty bạn dự định nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2020 vào ngày 30/3/2021 -> Như vậy hạn nộp hồ sơ đăng ký MST cho người phụ thuộc chậm nhất là ngày 20/3/2021.

Chúng tôi khuyên các bạn nên đăng ký trước ngày 31/12 để trách trường hợp có vấn đề gì thì không kịp thời gian.

Kế Toán AIC vừa hướng dẫn quý độc giả 2 cách đăng ký đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng. Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đây là quyền lợi chính đáng của người lao động nên các bạn hãy lưu ý nhé.

Dịch vụ kế toán Quận 1 - Dịch vụ kế toán Quận 2 - Dịch vụ kế toán Quận 3 - Dịch vụ kế toán Quận 4 - Dịch vụ kế toán Quận 5 - Dịch vụ kế toán Quận 6 - Dịch vụ kế toán Quận 7 - Dịch vụ kế toán Quận 8 - Dịch vụ kế toán Quận 9 - Dịch vụ kế toán Quận 10 - Dịch vụ kế toán Quận 11 - Dịch vụ kế toán Quận 12 - Dịch vụ kế toán Quận Bình Thạnh - Dịch vụ kế toán Quận Phú Nhuận - Dịch vụ kế toán Quận Tân Bình - Dịch vụ kế toán Quận Tân Phú - Dịch vụ kế toán Quận Gò Vấp - Dịch vụ kế toán Quận Thủ Đức