Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tương đối phức tạp, tùy thuộc vào loại hình công ty mà hồ sơ và quy trình thực hiện cũng sẽ có sự khác biệt. Nếu bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu chi tiết hơn thì hãy cùng Kế Toán AIC tham khảo ngay bài viết sau.

Văn phòng đại diện theo pháp luật định nghĩa là đơn vị thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không thể thực hiện chức năng kinh doanh của công ty dù có con dấu và tài khoản tách biệt với doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng sẽ có nhiều yếu tố khác biệt so với thủ tục thành lập doanh nghiệp hoặc chi nhánh. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Kế Toán AIC tham khảo tiếp nội dung được chia sẻ ngay sau đây.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Những điều kiện cần đáp ứng để thành lập văn phòng đại diện như sau:

• Thành lập sau công ty, không thể thực hiện song song khi thủ tục thành lập công ty đang triển khai;

• Tên được đặt kèm theo tên công ty và chữ “văn phòng đại diện”;

• Chỉ có vai trò giao dịch và quyền hạn của trưởng văn phòng đại diện chỉ là ký kết các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch vụ phục vụ cho hoạt động của văn phòng;

• Địa chỉ không đặt ở khu nhà tập thể, chung cư,....;

• Dù trên thực tế văn phòng đại diện sẽ không phát sinh các thủ tục với cơ quan Thuế, tuy nhiên nếu có sự thay đổi về địa chỉ thì vẫn phải thực hiện những thủ tục xác nhận lại nghĩa vụ Thuế của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

Một số chức năng chính của văn phòng đại diện như sau:

• Không có chức năng kinh doanh nên hoàn toàn không được phép thực hiện các hoạt động liên quan đến kinh doanh và phát sinh doanh thu;

• Đóng vai trò quan trong việc tiếp nhận truyền tải thông tin và thực hiện một số hoạt động về nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác và những khách hàng tiềm năng;

• Doanh nghiệp có mục tiêu thăm dò thị trường mới hoặc quảng bá thương hiệu phổ biến hơn đến nhiều tỉnh thành khác;

• Chuyên thực hiện những công việc xúc tiến hoặc những giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ xin Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;

• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên);

• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;

• Quyết định bổ nhiệm chức vụ người đứng đầu văn phòng đại diện trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu;

• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người đứng đầu không trực tiếp thực hiện;

• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu (không quá 6 tháng) của người nộp hồ sơ.

Trường hợp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Trong trường hợp thành lập văn phòng đại diện ở một quốc gia khác sẽ được thực hiện như sau:

• Thực hiện những thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định của nước sở tại;

• Không cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép xây nhận đầu tư ra nước ngoài;

• Tiến hành thủ tục đăng ký các giao dịch ngoại hối để thực hiện những giao dịch như chuyển và rút tiền để duy trì hoạt động của văn phòng;

• Nộp giấy phép tại nước ngoài ngay khi được cấp cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cập nhật lên thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp của quốc gia.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ được thực hiện bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các loại giấy tờ sau:

• 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;

• Thông tin về văn phòng đại diện bao gồm tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại;

• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ

Sau khi nhận được những thông tin về văn phòng đại diện vừa được cung cấp ở trên thì bước soạn thảo văn bản cụ thể sẽ được triển khai. Hồ sơ hoàn thiện sẽ được thống nhất và hoàn thiện trong 24h để gửi cho khách hàng ký đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập

Khi hồ sơ được ký và đóng dấu cẩn thận sẽ được nộp về phòng đăng ký kinh doanh thuộc tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện và nộp lệ phí đầy đủ để công bố chính thức trên cổng thông tin doanh nghiệp.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận

Thời gian cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ được tính trong 03 ngày kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Khi đó, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện.

Trong trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì khi đã nhận được Giấy phép hoạt động, đơn vị cần nộp hồ sơ về cơ quan đăng ký kinh doanh để được bổ sung thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu riêng

Nhằm tạo sự thuận tiện trong quá trình trao đổi thông tin, ký hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến hoạt động, văn phòng đại diện sẽ được khắc con dấu riêng, tách biệt với công ty.

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện như sau:

Ưu điểm

So với việc thành lập địa điểm hoặc chi nhánh công ty, thành lập văn phòng đại diện sẽ mang đến nhiều ưu điểm như:

• Không phát sinh thủ tục liên quan đến báo cáo Thuế;

• Không cần nộp thuế môn bài hằng năm;

• Không bị giới hạn vị trí địa lý thành lập, có thể cùng tỉnh thành phố với công ty;

• Có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Nhược điểm

Tồn tại song song với những ưu điểm kể trên thì vẫn còn một số mặt hạn chế như:

• Không phát sinh giao dịch kinh doanh;

• Khi có sự thay đổi về địa chỉ cần thực hiện xác nhận nghĩa vụ Thuế tại chi cục thuộc địa chỉ cũ.

Giải pháp thay thế thành lập văn phòng đại diện

Ngoài việc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập địa điểm kinh doanh trực thuộc. Sự khác biệt giữa việc thành lập điểm kinh doanh và văn phòng đại diện như sau:

Do đó, để tạo sự thuận tiện trong việc giao dịch kinh doanh liên tỉnh hoặc xuyên quốc gia của doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

>>> Tham khảo thêm: Hướng Dẫn Thủ tục thành lập hộ kinh doanh Mới Nhất

Những lưu ý cần nhớ khi thành lập văn phòng đại diện của công ty như sau:

• Trong 10 ngày làm việc tính từ thời điểm quyết định thành lập văn phòng đại diện có hiệu lực, đơn vị phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh;

• Có trách nhiệm nộp thuế đầy đủ từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên đang làm việc tại văn phòng theo Điều 24 của Thông tư số 111/2013/TT-BTC;

• Có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên hiện đang làm việc tại văn phòng hoặc chuyển về công ty mẹ để thực hiện nghĩa vụ này.

Trên đây là những thông tin chi tiết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện đã và đang được áp dụng theo luật hiện hành. Nếu bạn có thắc mắc nào chưa được giải đáp hoặc cần hỗ trợ thực hiện thành lập văn phòng đại diện cho công ty thì hãy liên hệ ngay với Kế Toán AIC qua hotline: 0902435733.