Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử bao gồm các bước nào? Bài viết dưới đây của Kế Toán AIC sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên. Bạn đừng bỏ lỡ nhé!

Theo quy định mới của Nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2022. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Bài viết hôm nay của Kế Toán AIC sẽ tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết về định nghĩa, các thủ tục, quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử,... Bạn hãy cùng chúng tôi theo dõi tiếp nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử có đa dạng các loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn hàng hóa, phiếu thu tiền cước, chứng từ,... hình thức và nội dung của hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo 2 nguyên tắc theo quy định:

• Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian;

• Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Nhà nước bắt buộc phải có 2 điều kiện sau đây:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính vẹn toàn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá là thông tin còn đầy đủ, không bị tẩy xóa và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử;

• Thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

• Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp cần phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ban hành kèm thông tư 32, soạn thảo theo mẫu số 1;

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan có thẩm quyền, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32);

• Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.

Quy trình thực hiện hóa đơn điện tử

Với mục đích giúp quý khách hàng thực hiện các hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Pháp luật và tránh những lỗi sai thường gặp, Kế Toán AIC sẽ hướng dẫn quý khách hàng trình tự các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ tiến hành lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm của người bán;

• Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng

Có 2 hình thức để truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng đến người mua hàng. Đó là gửi trực tiếp và gửi thông qua tổ chức trung gian.

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, ký điện tử và truyền trực tiếp đến hệ thống người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên;

• Gửi thông qua tổ chức trung gian: người bán hàng truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử, sau đó gửi cho khách hàng hóa đơn có chữ ký điện tử của người bán.

Bước 3: Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã tạo và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hoặc người mua và người bán chưa kê khai thuế, nếu phát hiện thì chỉ được hủy khi có sự đồng thuận và xác nhận của cả 2 bên. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

• Trong trường hợp đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ, cả người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người lập bán hàng điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong quá trình lưu thông, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn chuyển đổi đảm bảo tuân thủ theo quy định của Pháp luật và có đầy đủ chữ ký và con dấu của người bán hàng;

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính vẹn toàn của các thông tin có trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định pháp luật.

==> XEM THÊM: Điều Kiện Thành Lập Công Ty [Quan Trọng]

Với những thông tin chi tiết mà Kế Toán AIC đã cung cấp trên đây, hy vọng bạn đã hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và những thủ tục khi thực hiện hóa đơn điện từ. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các dịch vụ kế toán của công ty, hãy gọi ngay đến số hotline để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!