Giải đáp vướng mắc về HĐĐT

Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

1/ Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.

Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.

Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

2/ Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống).

Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

3/ Hóa đơn điện tử có được ký lùi ngày không?

Hiện tại chưa có quy định nào cho phép ký lùi ngày HĐĐT.

Việc xuất hóa đơn rồi ký lùi ngày hiện nay cơ quan thuế đang làm rất quyết liệt do đó một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã khóa chức năng này vì sớm muộn gì cũng rủi ro tới cho các doanh nghiệp khi thuế về kiểm tra.

Do đó anh chị em đang sử dụng xuất lùi ngày chủ động tự check đơn vị mình có bị trường hợp nhà cung cấp đã khóa chức năng đó chưa tránh trường hợp chủ quan dẫn tới không xuất hóa đơn đúng thời điểm mong muốn được. Nếu chưa khóa thì cũng cân nhắc vì cơ quan thuế kiểm tra vẫn có thể phát hiện.

Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

4/ Có phải in HĐĐT ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.

– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …

– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

5/ Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn