DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ, THAY ĐỔI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

1.Lưu ý khi mở văn phòng đại diện

Khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện, người thực hiện cần lưu ý một số quy định như sau:

- Mã số của văn phòng đại diện: Khi thành lập văn phòng đại diện, mỗi văn phòng đại diện được cấp một mã số.

- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện: Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

- Tên của văn phòng đại diện: Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản có liên quan. Theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:

• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.

• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

• Đối với những doanh nghiệp nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

- Địa điểm thành lập văn phòng đại diện: Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

2.Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty TNHH

- Khi đăng ký văn phòng đại diện công ty TNHH, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì khi mở văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

- Cách thức mở văn phòng đại diện công ty TNHH:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo một trong hai cách sau:

• Thứ nhất: Nộp trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh;

• Thứ hai: Nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện công ty TNHH như sau:

Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty TNHH, đại diện của công ty TNHH phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, đại diện của công ty TNHH phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho công ty TNHH.

• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của công ty TNHH trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Mở tài khoản;
• Treo bảng tên văn phòng đại diện;
• Khắc dấu và công bố mẫu dấu;
• Nộp tờ khai lệ phí môn bài;
• Nộp lệ phí môn bài;

4.Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

- Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

- Trình tự thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

Khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

• Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

• Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.

Sau đó, người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Thời hạn giải quyết việc thay đổi văn phòng đại diện:

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Nhận kết quả thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

+Trường hợp chuyển văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

• Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

+Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây văn phòng đại diện đặt trụ sở.

- Thay đổi con dấu khi văn phòng đại diện thay đổi địa chỉ trụ sở:

Trong trường hợp văn phòng đại diện thay đổi địa chỉ thì doanh nghiệp tiến hàng khắc con dấu mới và thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới của văn phòng đại diện.