DỊCH VỤ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY

1. Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Việc thay đổi địa chỉ đối với công ty Việt Nam hay công ty có vốn nước ngoài về cơ bản đều tương tự nhau, trong đó phân chia ra như sau:

- Thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý gồm có:

• Thay đổi địa chỉ công ty vốn Việt Nam trong cùng quận, huyện (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là chi cục thuế cấp quận, huyện)
• Thay đổi địa chỉ công ty vốn nước ngoài trong cùng tỉnh, thành phố (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là cục thuế tỉnh, thành phố)

- Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khác với trường hợp thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý các trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý gồm:

• Thay đổi địa chỉ công ty Việt Nam khác quận, huyện, tỉnh
• Thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài khác tỉnh

2. Các bước thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

- Thủ tục thay đổi cơ quan thuế quản lý

+ Trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý chỉ áp dụng đối với các trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn tới thay đổi cơ quan thuế quản lý đã nêu ở trên. Theo đó, thủ tục thuế khi đổi địa chỉ công ty chính là thủ tục này hay còn gọi là chốt thuế quyền quận, tính…khi làm hồ sơ thay đổi thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan thuế bao gồm:

• Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tới thời điểm chuyển đi (nếu muốn tiếp tục sử dụng hoá đơn cũ) hoặc huỷ hoá đơn cũ và báo báo nếu muốn sử dụng hoá đơn mới
• Huỷ chứng từ khấu trừ thuế TNCN do chuyển trụ sở
• Sau khi thực hiện xong 2 bước trên nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý (chi cục thuế hoặc cục thuế tuỳ loại công ty)
  • Mẫu 08-MST theo thông tư 95/2016/TT-BTC ghi rõ địa chỉ trụ sở mới, hoặc địa chỉ thay đổi thông báo thuế
  • Bản sao đăng ký kinh doanh (không cần chứng thực)

+ Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc
+ Cơ quan giải quyết: Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp

- Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên đăng ký kinh doanh

+ Đối với các công ty không thay đổi cơ quan thuế quản thì thì sẽ làm luôn bước thay đổi địa chỉ tại phòng đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại phòng đăng ký kinh doanh gồm:

• Biên bản họp, quyết định của đại hội đồng cổ đông/hội đồng thành viên/chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (theo mẫu II-1 thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
• Danh sách thành viên, cổ đông sáng lập và điều lệ công ty (nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố)

+ Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc
+ Cơ quan giải quyết: Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

+ Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty qua mạng có thể làm theo hướng dẫn dưới đây

• Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số
• Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng tài khoản ĐKKD

- Thay đổi mẫu con dấu của công ty khi thay đổi địa chỉ

Sau khi thay đổi địa chỉ nếu có làm thay đổi thông tin trên con dấu như quận, huyện, tỉnh thì cần làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu. Công ty liên hệ các đơn vị khắc dấu để khắc dấu mới và làm công bố theo mẫu II-9 tại thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
Lưu ý: Hiện nay trên con dấu công ty không bắt buộc có các thông tin như quận, huyện, tỉnh, thành phố. Do vậy doanh nghiệp không nên khắc các thông tin này tránh trường hợp phải thay đổi nhiều lần

3. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm những gì?

- Thay đổi địa chỉ công ty trên hoá đơn

Trong trường hợp công ty tiếp tục sử dụng hoá đơn cũ thì gửi thông báo thay đổi thông tin thông báo phát hành hoá đơn (mẫu TB04/AC) trong phần mềm HTKK tới cơ quan thuế quản lý. Đồng thời khắc dấu địa chỉ mới và đóng lên hoá đơn để tiếp tục sử dụng (trong trường hợp sử dụng hoá đơn giấy)

- Thay đổi cơ quan BHXH do thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty nếu có thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội tại cơ quan cũ và báo tăng bảo hiểm tại cơ quan quản lý mới

- Gửi thư thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng

Đây không phải là thủ tục bắt buộc theo luật, tuy nhiên cần gửi thư thông báo thay đổi địa chỉ hoặc niêm yết trên website công ty về việc thay đổi địa chỉ mới

4. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty

1. Thay đổi địa chỉ công ty cổ phần, công ty TNHH như thế nào?

Trả lời: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo hướng dẫn trên áp dụng với các loại hình công ty kể cả công ty TNHH một thành viên, hai thành viên. Chỉ khác nhau tại phần biên bản họp, quyết định của công ty do cơ quan quản lý từng loại công ty là khác nhau.

2. Thay đổi địa chỉ công ty có cần thay đổi mẫu con dấu?

Trả lời: Nếu trên con dấu không khắc địa chỉ thì không cần thay đổi.

3. Thay đổi địa chỉ công ty có cần đăng báo?

Trả lời: Hiện nay sau khi thay đổi địa chỉ công ty tại các phòng đăng ký kinh doanh đều có công bố thông tin nên không bắt buộc đăng báo. Trừ một số loại công ty đặc biệt như (công ty bảo hiểm…).

4.Chuyển địa chỉ công ty khác tỉnh có phải làm thủ tục quyết toán thuế?

Trả lời: Hiện tại các quy định không yêu cầu chuyển trụ sở khác tỉnh phải làm quyết toán thuế. Trường hợp có quyết định quyết toán trước khi chuyển trụ sở công ty khách tỉnh thì phải làm quyết toán trước khi chuyển trụ sở.

5. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có cần tài liệu chứng minh trụ sở?

Trả lời: Doanh nghiệp không cần chứng minh trụ sở với phòng đăng ký kinh doanh tuy nhiên trong hồ sơ điều chỉnh đăng ký đầu tư cần thiết có tài liệu chứng minh trụ sở.

6. Đổi địa chỉ công ty sang trụ sở mới ở chung cư được không?

Trả lời: Hiện tại pháp luật về nhà ở không cho phép hoạt động kinh doanh tại chung cư do vậy việc đặt địa chỉ công ty tại chung cư là không được phép