Hóa đơn đỏ là gì?

Liệu bạn đã thực sự hiểu hóa đơn đỏ là gì và cách sử dụng hay chưa? Nếu chưa thì bài chia sẻ của Kế Toán AIC sau đây chính là những gì bạn đang cần. Đừng bỏ lỡ nhé!

Hóa đơn là một trong những bằng chứng mang tính chất pháp lý phản ánh, ghi nhận các quan hệ xã hội phát sinh phát sinh giữa các chủ thể liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ đóng thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, vẫn có không ít bạn nhầm lẫn giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng.

Vậy hóa đơn đỏ là gì? Các điều kiện để được phép xuất hóa đơn đỏ ra sao? Tất cả sẽ được Kế Toán AIC tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây. Xem ngay!

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn được biết đến với các tên gọi khác như hóa đơn VAT, hóa đơn GTGT, đây là một loại chứng từ do Bộ Tài Chính Việt Nam phát hành hoặc doanh nghiệp tự tiến hành in khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế.

Bạn có thể hiểu hóa đơn đỏ là gì như sau: Hóa đơn đỏ (Value Added tax invoice) hay VAT bill, là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa hay dịch vụ mà nhà bán cung cấp cho người mua. Nội dung của hóa đơn đỏ sẽ bao gồm thông tin của cả bên bán và bên mua. Nó là một trong những căn cứ giúp xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp.

Những hoạt động sau đây phát sinh hóa đơn đỏ:

• Mua bán hàng hóa, dịch vụ, các sản phẩm nội địa;

• Vận tải quốc tế;

• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ;

• Đưa sản phẩm, hàng hóa vào khu phi thuế quan.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Hóa đơn đỏ có vai trò cực kỳ quan trọng, bất kỳ giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ đều phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán, nhà sản xuất...

Hóa đơn đỏ là căn cứ để người mua, cũng như người lưu trữ hóa đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh hoàn, hoàn thuế...

Thế nào là một hóa đơn đỏ hợp lệ?

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đỏ hợp lệ là hóa đơn gồm:

• Đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn, địa chỉ, tên công ty, mã số thuế của cả người bán và người mua;

• Tên hàng hóa, dịch vụ, gồm đầy đủ các chỉ tiêu như số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền (số và chữ);

• Hai bên mua bán phải ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm lập, dấu của người bán.

Khi nào doanh nghiệp hay người bán được xuất hóa đơn đỏ?

Ngoài thắc mắc hóa đơn đỏ là gì thì chắc hẳn nhiều bạn đang băn khoăn không biết trường hợp nào người mua được xuất hóa đơn đỏ đúng không? Những thông tin tiếp theo sẽ giúp bạn làm rõ thắc mắc này.

Người bán xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp nào?

Theo quy định của pháp luật, những hóa đơn có giá trị trên 200.000đ thì người mua phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đăng ký phương pháp tính thuế khấu trừ. Trường hợp đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn phải thỏa mãn các điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo pháp luật hiện hành.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng sẽ tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có dấu hiệu mua sắm, đầu tư, góp vốn bằng tài sản cố định, công cụ, máy móc, thiết bị...

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn GTGT như sau:

• Nội dung phải viết liên tục, không viết đè chữ, không ngắt quãng và gạch chéo phần còn trống;

• Nội dung thể hiện trên hóa đơn không được tẩy sửa, xóa và phải cùng một loại mực;

• Cần điều đầy đủ chính xác thông tin của người mua;

• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không viết tách từng liên;

• Số hóa đơn liên tục, từ nhỏ đến lớn;

• Ngày/tháng/năm ghi trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mua;

• Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Khi nào người mua hàng cần lấy hóa đơn đỏ?

Việc người mua lấy hóa đơn đỏ khi giao dịch mua bán hàng hóa sẽ giúp Nhà nước kiểm soát được việc bên bán có thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế hay không. Bởi lẽ đó, có thể hiểu rằng việc yêu cầu bên bán xuất hóa đơn đỏ vừa là quyền lợi, vừa là nghĩa vụ của người mua hàng.

Trên thực tế, việc người mua có lấy hóa đơn đỏ hay không phụ thuộc vào thói quen hoặc nhu cầu của từng người, cụ thể:

• Người mua hàng là doanh nghiệp, họ cần lấy hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) sau mỗi lần giao dịch để làm căn cứ hạch toán chi phí doanh nghiệp;

• Người mua hàng là khách lẻ, cá nhân, rất ít người có thói quen lấy hóa đơn đỏ. Nếu khách không cần hoặc không yêu cầu xuất, bên bán vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn VAT đối với những đơn hàng trên 200.000 đồng.

Quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Dưới đây là các quy định xử phạt khi tổ chức kinh doanh có những sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ.

Mất hóa đơn bán hàng đã mua

• Mất hóa đơn trong vòng 5 ngày đã khai báo: Không bị xử phạt;

• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Phạt hành chính tối thiểu 6.000.000 đồng;

• Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6.000.000 đồng đến 8.000.000đ.

Mất hóa đơn đỏ đặt in, chưa thông báo phát hành

Trường hợp làm mất hóa đơn đỏ đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để có hướng giải quyết và xử phạt, cụ thể:

• Mất hóa đơn sau ngày thứ 10: Phạt từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000đ;

• Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ sẽ xử phạt ở mức tối thiểu 6.000.000 đồng.

• Mất hóa đơn trong vòng 5 ngày đầu: Nếu đã khai báo với cơ quan thuế trong 5 ngày đầu, sẽ không bị xử phạt.

Mất hóa đơn đỏ đầu ra đã thông báo phát hành

Trường hợp đánh mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành, doanh nghiệp không bị phạt nếu:

• Hóa đơn đỏ bị mất, hư hỏng do hỏa hoạn, thiên tai, sự kiện bất ngờ, bất khả kháng;

• Làm mất liên 2 (liên giao cho khách) khi chưa hết hạn lưu trữ, nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo nếu:

• Chứng minh được đã phát sinh giao dịch mua bán và có tình tiết giảm nhẹ;

• Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, lập hóa đơn khác thay thế;

• Nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, có hợp đồng và chứng từ chứng minh.

Khái niệm hóa đơn đỏ là gì? cho chúng ta biết tầm quan trọng của loại chứng từ này. Do vậy, làm mất hóa đơn GTGT đầu ra đã phát hành, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền nếu trong trường hợp sau:

• Làm mất/hư hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách nhưng khách chưa nhận được hóa đơn, hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

• Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cơ quan thuế. Nếu thông báo mất trong cùng một thời điểm thì sẽ phạt theo từng lần mất.

• Trường hợp làm mất, hỏng hóa đơn đỏ đã phát hành (liên nội bộ 1-3), trong thời hạn lưu trữ, xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Mất hóa đơn đầu vào

Trường hợp mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt nếu:

• Bị mất, hỏng, cháy do hỏa hoạn, thiên tai, sự kiện bất khả kháng;

• Tìm lại được hóa đơn đỏ bị mất trước khi cơ quan Thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo trong trường hợp làm mất, hỏng hóa đơn liên 2 giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán kê khai và nộp thuế đầy đủ có chứng từ chứng minh. Nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Trường hợp làm mất hóa đơn sau sẽ bị phạt tiền:

• Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách) để hạch toán kế toán, kê khai thuế, thanh toán vốn ngân hàng.

• Phạt theo từng lần mất đối với trường hợp cơ quan Thuế đủ căn cứ xác minh doanh nghiệp, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan Thuế.

==> XEM NGAY: Các Loại Hóa Đơn Cần Có Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay

Qua bài viết trên, mong rằng bạn đã trả lời được câu hỏi hóa đơn đỏ là gì, Khi nào cần xuất hóa đơn đỏ cùng một số quy định xử phạt khi vi phạm. Nếu bạn đang quan tâm đến kê khai thuế, chuyển đổi hóa đơn điện tử... Liên hệ ngay với Kế Toán AIC để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé